Grundlegende Funktionen und Überlegungen

Von elementarer Wichtigkeit beim Schreiben längerer Texte ist ein Verständnis der Formatvorlagen von Word. Richtig eingesetzt stellen sie ein extrem mächtiges Werkzeug dar. Um zu verstehen, wie Formatvorlagen funktionieren, gilt es, sich zunächst von der Vorstellung einer Schreibmaschine frei zu machen.
Die wichtigste Einheit von Word ist nicht das Zeichen, sondern der Absatz. Unter Absatz versteht Word alle Zeichen bis zum "echten" Carrige Return - also dem Drücken der "Enter-Taste". Wenn Sie die Funktion "¶ einblenden/ausblenden" aktiviert haben, wird das Absatzende durch ein "¶" dargestellt. Die meisten Einstellungen gelten zunächst für den gesamten Absatz. Der Zeilenabstand oder der Einzug der ersten Zeile wäre eine solche Einstellung, die immer nur für den gesamten Absatz und nicht etwa für eine einzelne Zeile verändert werden kann
Als kleinere Einheit kennt Word natürlich auch das Zeichen. Die Formatierungen "Fett, Kursiv, Unterstrichen" wären beispielsweise solche Einstellungen, die sich zunächst nur auf die aktuell markierten Zeichen auswirken.
Diese beiden Einheiten können nun über Formatvorlagen beeinflußt und gesteuert werden.

Zum besseren Verständnis zunächst ein Szenario:
Ein Buch soll normalen Text und Fallerzählungen enthalten. Die Fallerzählungen sollen im Vergleich zum Text kleiner sein. Außerdem sollen alle Hervorhebungen fett erscheinen. Nach 200 Seiten stellen Sie nun fest, daß eine Zeichengröße von 12 Punkten für den Text und 11 Punkten für die Fallerzählung zu groß ist und sie möchten auf 10 und 9 Punkte heruntergehen. Außerdem gefällt Ihnen "fett" bei den Hervorhebungen nicht mehr und Sie würden diesen Text lieber in "kursiv" darstellen. Haben Sie keine Formatvorlagen verwendet, können Sie die gesamten 200 Seiten noch einmal durchgehen, den jeweiligen Bereich markieren, die entsprechenden Menüs aufrufen und sich durchklicken. Hätten Sie statt dessen drei Formatvorlagen für "Buchtext" und "Fallerzählung" sowie eine weitere für "Hervorhebung" definiert, bräuchten Sie in diesem Fall nur einmalig die Formatvorlagen zu ändern und der Text würde automatisch angepaßt.

Beim Erstellen oder Ändern von Formatvorlagen stehen ihnen prinzipiell zwei Möglichkeiten offen:
1. Formatieren Sie den Absatz in der gewünschten Weise. Markieren Sie ihn nun komplett (am einfachsten, indem sie dreimal schnell hintereinander mit der Maus hineinklicken). Geben Sie nun in der Symbolleiste in dem Feld mit den Formatvorlagen einen neuen Namen ein. Wollen Sie eine bestehende Vorlage verändern, wählen Sie diese aus. Es erscheint nun eine Dialogbox, in der Sie gefragt werden, ob Sie die Formatvorlage neu definieren wollen, oder ob dem Text die alte Formatvorlage zugewiesen werden soll - im Zweifel wollen Sie natürlich eine neue Formatvorlage erstellen.
2. Wesentlich leistungsfähiger ist der Weg über das Menü "Format" - "Formatvorlage". Um eine neue Vorlage zu erstellen, klicken Sie auf "neu". Standardmäßig sollte beim Formatvorlagen-Typ "Absatz" eingestellt sein. "Basierend auf" gibt Ihnen die Möglichkeit, Formatvorlagen aufeinander aufbauen zu lassen - dazu gleich mehr. Schließlich können Sie noch angeben, welche Vorlage dem nächsten Absatz zugewiesen werden soll. Das ist vor allem bei Überschriften interessant. Wenn Sie nun auf die Schaltfläche "Format" drücken, erhalten Sie sämtliche Auswahloptionen, die irgendwie das Aussehen Ihres Textes bestimmen können.
Formatvorlagen für einzelne Zeichen erstellen Sie am besten immer auf die zweite beschriebene Weise. Stellen Sie hierfür beim Formatvorlagen-Typ "Zeichen" ein.
Eine definierte Absatzformatvorlage weisen Sie dem entsprechenden Text zu, indem Sie irgendwo im Absatz die Formatvorlage auswählen. Bei Zeichenformatvorlagen muß der entsprechende Text markiert sein.

Wie bereits eben angesprochen, können Formatvorlagen aufeinander aufbauen. Auch hierzu wieder ein Szenario:
Der besagte Text besteht aus fünf verschiedenen Textvorlagen. Kurz bevor Sie fertig sind, stellen Sie fest, daß "Times New Roman" doch nicht so schön ist, und Sie würden lieber "Garamont" verwenden. Sie können nun die fünf Formatvorlagen der Reihe nach manuell ändern. Würden sämtliche Vorlagen auf einer Vorlage "Standard" aufbauen, in der nur die Schriftart definiert wäre, genügte es, dies anzupassen, um in allen anderen die Schriftart zu ändern.
Sie können dabei die Vorlagen natürlich beliebig verschachteln. So könnte "Buchtext" auf "Standard" aufbauen und lediglich im Zeilenabstand unterschiedlich sein. "Fallerzählung" seinerseits könnte auf "Buchtext" aufbauen und in der Schriftgröße unterschiedlich sein. Ändern Sie nun den Zeilenabstand in "Buchtext" wirkt sich das auch auf "Fallerzählung" aus. Ändern Sie dagegen in "Standard" die Schriftart ändern sich "Buchtext" und "Fallerzählung" (weil "Fallerzählung" auf "Buchtext" und "Standard" aufbaut).

Am Anfang Ihrer Arbeit sollte also eine Planung der Formatvorlagen stehen. In jedem Fall sollten sämtliche Ihrer Vorlagen irgendwie auf "Standard" aufbauen. So haben Sie die Möglichkeit, nachträglich noch globale Veränderungen am Aussehen vorzunehmen. Überlegen Sie sich, welche Arten von Text, sie haben werden (Fallerzählungen, Beispiele, Vertiefungen, Zitate). Für jede Art sollten Sie eine eigene Vorlage definieren. Überlegen Sie sich außerdem, wie die Fußnoten aussehen sollen. Passen Sie die entsprechende Vorlage gegebenenfalls manuell an.

Schließlich sollten Sie noch Zeichenformatvorlagen für die unterschiedlichen Hervorhebungen erstellen (etwa im Text oder für Autoren in den Fußnoten). Sie sollten hierbei mit den Formatierungen eher sehr sparsam umgehen. Mehr als eine Hervorhebungsart sollte nicht verwendet werden - also entweder fett oder kursiv, aber niemals beides abwechselnd oder schlimmer: fett, kursiv und unterstrichen. Es geht nicht darum zu zeigen, was Ihr Drucker alles kann!

Überlegen Sie sich außerdem, wie Ihre Überschriften aussehen sollen. Hier empfiehlt es sich ganz besonders, die Vorlagen aufeinander aufbauen zu lassen. Außerdem sollten Sie die von Word vorgeschlagenen Formatvorlagen lediglich verändern und nicht neue Namen verwenden. Sie können dann die Überschriften später für das Inhaltsverzeichnis verwenden.

In juristischen Fachbüchern sind Randnummern praktisch unerläßlich. Schon im Interesse des Lesers, sollten Sie in jedem Fall verwendet werden. Nichts ist unangenehmer, als in Auflage 2 die Seite 157 der Auflage 1 finden zu müssen.

Randnummern auf der linken Seite sind über den Randeinzug noch recht leicht zu realisieren: Es würde ausreichen, den linken Rand auf einen negativen Wert zu setzen und die erste Zeile "hängend" zu definieren. Nun könnte man zunächst die Randnummer eintragen und schließlich mit einen Tabulator zum normalen Text aufschließen.
Leider versagt diese Möglichkeit bei Randnummern auf der rechten Seiten. Sie können versuchen, diese Problem über Textboxen für die Randnummern oder ähnliche Lösungen in den Griff zu bekommen. Ebenfalls denkbar wäre das Verwenden von Spalten für Randnummern und Text. All diese Lösungen sind allerdings weniger effizient. Bewährt hat sich hingegen das Setzen des gesamten Textes in eine Tabelle mit drei Spalten: rechts und links für die Randnummern und in der Mitte für den Text; je nachdem, ob sie auf einer linken oder rechten Seite sind, werden die also später in die eine oder andere Spalte die Randnummern setzen. Diese Lösung hat zugegebenermaßen eine gewisse Eleganz - sie wird uns später aber noch den ein oder anderen Trick kosten...

Ihr gesamtes Dokument wird nun also in der mittleren Tabellenspalte erstellt. Das heißt gleichzeitig, daß Sie in Zukunft auf die Enter-Taste verzichten können. Am Ende eines Absatzes fügen Sie einfach eine neue Tabellenzeile ein (am einfachsten, indem sie mit der Tabulator-Taste solange weitergehen, bis automatisch eine neue Zeile eingefügt wird).

Bevor Sie sich nun an die inhaltliche Arbeit begeben, sollten Sie sich noch mit einigen grundlegenden (Druck-)Satz-Regeln auseinandersetzen - zu den restlichen Regeln kommen wir zu einem späteren Zeitpunkt.
Vermutlich haben Sie bisher nicht zwischen einem Gedanken- und einem Bindestrich unterschieden. Satztechnisch handelt es sich hierbei um verschiedene Zeichen. Einen Bindestrich erzeugen sie wie gewohnt über die "-"-Taste. Einen Gedankenstrich dagegen über "Strg" + "-"auf dem Zehnerblock. Sie werden sehen, daß sich "--" (es gibt leider kein entsprechendes HTML-Zeichen...) und "-" in der Länge unterscheiden.
Wenn Sie Auszeichnungen (also Hervorhebungen wie fett oder kursiv) verwenden, denken Sie daran, daß das folgende Satzzeichen ebenfalls hervorgehoben ist (also: "ders., in:" satt "ders., in:" das Komma muß in diesem Fall kursiv gesetzt sein).

Außerdem sollten Sie sich schon jetzt mit kurzen Leerzeichen vertraut machen - sie werden später noch gebraucht werden. Solche kurzen Leerzeichen stehen etwa zwischen Daten der Art 1. 2. 98. Bei Daten des Typs 1. 2. 1998 steht nur zwischen dem 1. 2. ein kurzes, zwischen 1. und 1998 dagegen ein normales Leerzeichen. Leider bietet Word von Hause aus kein kurzes Leerzeichen an.

Sie sollten sich hierfür ein kurzes Makro erstellen.
Starten Sie hierzu den Makro-Recorder und führen Sie folgende Schritte durch:
"Strg + Shift + Leerzeichen",
"Strg + Pfeil-links",
"Format", "Zeichen", "Abstand", "Laufweite - Schmal".
Dieses Makro sollten Sie dem Tastatur-Shortcut "Strg + Alt + Leertaste" zuordnen. Verwenden Sie bitte nicht "Strg + Shift + Leerzeichen". Dieses Zeichen fügt ein "geschütztes Leerzeichen" ein, wir werden es später noch brauchen - und haben es eben erst benutzt.

Computer sind nur bedingt sicher, wenn es darum geht, Ihre Daten vor Schäden zu bewahren. Sie sollten also stets damit rechnen, daß Ihnen plötzlich Dateien verloren gehen oder zerstört sind. Auch ein Totalausfall der Festplatte sollte in Erwägung gezogen werden. Aber nicht nur technischen Fehlern gilt es vorzubeugen: Was, wenn Sie nach einer Woche zu der Überzeugung kommen, daß Ihre letzten Streichungen doch zu großzügig waren?
Abhilfe schafft hier ein mehrstufiges Backup-Konzept. Zunächst werden die Dateien täglich bzw. nach größeren Veränderungen unter neuen Namen gespeichert. Außerdem wird täglich ein komplettes Backup auf eine physikalisch verschiedene Festplatte gefahren. Im einzelnen hat sich folgendes Vorgehen bewährt:
1. Die Dateien sind nach dem Schema ATXX-ZZZ.doc aufgebaut. AT bezeichnete bei uns lediglich Dateien zum AT des StGB... XX stand dann für die Kapitelnummer. ZZZ ist ein Zähler, der mit jeder größeren Veränderung hochgezählt wurde. Die Datei mit dem dritten Kapitel hat also folgende Entwicklung hinter sich: AT03-001.DOC, AT03-002.DOC, AT03-003.DOC usw.
2. Die Dateien wurden prinzipiell auf einem Netzwerklaufwerk gesichert, um die Bearbeitung durch mehrere Personen zu ermöglichen. Auf einem der Rechner war die autoexec.bat so eingerichtet, daß über den DOS-Befehl xcopy sämtliche neuen Dateien lokal auf die Platte kopiert wurden. Außerdem wurden regelmäßig Backups auf einen, teilweise zwei weitere Rechner gezogen.

© 1998 by Alexander Koch (ak@laWWW.de)