Das Abschlußlayout

Sollte der Text inhaltlich stehen, kann das Layouten beginnen. Erfahrungsgemäß wird die Zeit hierfür unterschätzt. 100 Stunden für 200 Seiten dürften eher als untere Grenze gelten. Denken Sie außerdem daran, daß der Text Korrektur gelesen werden muß. Besonders bei längeren Büchern, sollten hierbei auch Personen eingebunden werden, die bisher nicht an dem Projekt beteiligt waren und Fehlern gegenüber noch wirklich kritisch sein können - auch hierfür sollte die Zeit nicht unterschätzt werden!
Für die Abschlußkontrolle sollte ein Ausdruck erstellt werden, der dann auf Vorder- und Rückseiten kopiert wird, so daß Sie einen Eindruck davon haben, wie das Buch später aussehen wird.

Spätestens zum jetzigen Zeitpunkt sollten Sie festlegen, auf welchem Drucker Sie Ihren Text später ausdrucken werden und einen hierfür geeigneten Druckertreiber installieren. Eigentlich sollte "Times New Roman 12 Punkte" auf jedem Drucker gleich aussehen - tut es aber nicht. Selbst die Schriftgröße variiert. Je nach dem, welchen Druckertreiber Sie eingestellt haben, wird Ihr Dokument größer oder kleiner sein. Bei der weiteren Bearbeitung sollte immer der richtige Treiber eingestellt sein. Leider ist es auch nicht möglich, parallel unter Windows 3.x und 95 mit identischen Druckertreibern (also solchen für den gleichen Drucker...) zu arbeiten. Die Ergebnisse werden sich deutlich unterscheiden.

An erster Stelle bei den Fehlerquellen ist hier die automatische Silbentrennung von Word zu nennen. Für ein Programm ist diese Funktion sicherlich sehr intelligent. Dennoch sollten Sie alle 4-5 Seiten mit einem Trennfehler rechnen. Sie können diese Trennfehler beheben, indem sie mit "Strg + -" ein bedingten Trennstrich einfügen.
Eine weitere häufige Fehlerquelle ist das Verwenden von Bindestrichen an Stelle von Gedankenstrichen. Sie sollten diese alle noch einmal über die Suchen-Funktion lokalisieren und kontrollieren. Kontrollieren Sie außerdem sämtliche Zeilenenden, ob Dinge auseinander gerissen worden sind, die zusammengehören. Zu nennen wären hier beispielsweise §-Zeichen und zugehörige Zahl oder Gedankenstriche, die am linken Rand auftauchen. Setzen Sie dazu vor das betreffende Zeichen über "Strg + Shift + Leerzeichen" ein festes Leerzeichen. Sie sollten im Blocksatz feste Leerzeichen nur in den genannten Fällen verwenden. Leider kennt Word nur feste Leerzeichen mit fester Breite. Im Blocksatz fällt es allerdings auf, wenn alle Leerzeichen etwas größer sind, und nur das Leerzeichen von dem Gedankenstrich kürzer ist - der Gedankenstrich scheint in diesem Fall am ersten Wort zu kleben.

Abkürzungen

Bevor Sie nun mit dem Layout an die "Äußerlichkeiten" des Dokumentes gehen, sollten Sie sich zunächst noch ein paar Gedanken um den (Druck-)Satz machen.
Bisher haben wir uns wenig um Abkürzungen gekümmert. Nach den (Druck-)Satzregeln steht zwischen den einzelnen Buchstaben ein kurzes Leerzeichen. Hieran während der Eingabe zu denken ist recht müßig, irgendeine Stelle wird mit Sicherheit vergessen werden. Diese Arbeit sollte also bis zum Schlußlayout warten.
Zunächst müssen Sie sich darüber klar werden, welche Abkürzungen Sie überhaupt verwenden. Benutzen Sie hierzu die Suchen-Funktion. Word kann nicht nur nach einzelnen Zeichenfolgen suchen, sondern bietet Ihnen die Möglichkeit sogenannte reguläre Ausdrücke zu verwenden. Eine Abkürzung wird nach dem Schema: "ein beliebiges Zeichen, gefolgt von einem Punkt, gefolgt von einem Leerzeichen, gefolgt von einem beliebigen Zeichen, gefolgt von einem Punkt" aufgebaut sein. Diese Suchanfrage können Sie in der Suchen-Funktion über "^?. ^?." realisieren. Word findet nun alle Abkürzungen, die nach diesem Schema aufgebaut sind und Sie können sich eine Liste anlegen. Nachdem Sie alle Abkürzungen nach diesem Schema gefunden haben, sollten Sie - nur zur Sicherheit - nach allen Abkürzungen nach dem Schema: "ein beliebiges Zeichen, gefolgt von einem Punkt, gefolgt von einem beliebigen Zeichen, gefolgt von einem Punkt" also "^?.^?" suchen.

Leider gibt es keine Möglichkeit, zwischen die einzelnen Abkürzungen direkt ein "kurzes Leerzeichen" zu bringen. In einem ersten Schritt müssen Sie statt dessen ein "Meta-Zeichen" einfügen, welches Sie dann in einem zweiten Schritt ersetzen. Suchen Sie also zunächst nach beispielsweise "z. B." und ersetzen Sie es durch "z.#*#B.". Verfahren Sie genauso mit den anderen Abkürzungen.
Im nächsten Schritt müssen Sie das Meta-Zeichen "#*#" durch ein kurzes Leerzeichen ersetzen. Word bietet Ihnen hier leider keine Hilfe an. Das heißt, Sie müssen ein Makro für diesen Zweck schreiben. Öffnen Sie dazu den Marko-Editor über "Extra" - "Makro". Geben Sie nun einen Namen ein, etwa "MetaZuKurzLeer" und klicken Sie auf "Erstellen". Geben Sie dann folgenden Text ein (oder kopieren Sie ihn über Cut and Paste)...

Überschriften erleichtern dem Leser die Orientierung in Ihrem Werk. Verwenden Sie zur Formatierung die von Word vorgegebenen Formatvorlagen (passen Sie diese aber individuell an), Sie können dann das Inhaltsverzeichnis automatisch erstellen lassen.

Unter Juristen beliebt sind Überschriften mit Gliederungspunkten. Wenn es in einer solchen Überschrift zu einem Zeilenumbruch kommt, soll regelmäßig der Text auf der linken Seite bündig erscheinen, so daß es aussieht, als sei der Gliederungspunkt ausgerückt.
Bsp.:

VI.	Dies ist eine Testüberschrift
	mit einem Zeilenumbruch

Dieses Problem ist recht leicht über einen "hängenden" Einzug zu lösen: In der Dialogbox für den Absatz stellen Sie "Extra: hängend" "um: 0,75" ein. Erstellen Sie nun bei 0,75 cm noch einen "linken" Tabulator. Wenn Sie nach der "VI." einen Tab einfügen, erreichen Sie obiges Ergebnis. Leider werden Sie - zumindest bei Verwendung juristischer Gliederungen [I., 1., a), aa)] - hier nicht mit Formatvorlagen arbeiten können. Der Gliederungspunkt "I" benötigt einen kürzeren Einzug als der Gliederungspunkt "VIII.". Um sich hier so viel Arbeit wie möglich zu ersparen, empfiehlt sich folgendes Vorgehen:
1. Finden Sie heraus, welche Einstellungen Sie für die unterschiedlichen Gliederungspunkt der einzelnen Überschriftsebenen benötigen (Überschrift 2, I. = 0,3 cm; Überschrift 2, VIII. = 0,9 cm; Überschrift 3, 1. = 0,4 cm; Überschrift 4, 10.= 0,6 cm usw.).
2. Lokalisieren Sie nun über die Suchen-Funktion die einzelnen Überschriften. Word ist dabei in der Lage, Text in bestimmten Formatvorlagen zu finden ("VI." in Formatvorlage "Überschrift 2").
3. Nehmen Sie die jeweils nötigen Veränderungen vor. Hilfreich ist hier ein kurzes Makro, welches Sie über den Makrorekorder aufzeichnen können.

Formatierung der Überschriften

Die Überschriften sollten eher schlicht formatiert werden. Insbesondere empfiehlt sich ein Arbeiten mit Abständen "vor" und "nach". Sie müssen dann aber berücksichtigen, daß bei zwei aufeinanderfolgenden Überschriften nur ein Abstand "vor" oder "nach" eingestellt werden darf, um zu große Lücken zu vermeiden. Sie müssen in diesem Fall manuell den Abstand "vor" der zweiten Überschrift (oder "nach" der ersten) auf "0" setzen.
Ein kurzes Makro automatisiert diese Arbeit. Das Makro setzt voraus, daß Sie mit einer dreispaltigen Tabelle arbeiten.

Ein weiteres Problem sind Überschriften am Seitenbeginn. Word erkennt dies leider nicht automatisch und fügt auch einen Abstand "vor" ein. Beim Umbrechen der Seiten müssen Sie auch hier manuell den Abstand auf "0" setzen.
Auch hier hilft Ihnen ein Makro, welches Sie sich auf eine Taste legen sollten.

Als nächstes sollte der Seitenumbruch durchgeführt werden. Hierbei werden Sie mehr oder weniger tricksen müssen.
Eigentlich sollte Word in der Lage sein, Absätze so zusammenzuhalten, daß nicht einzelne Zeilen auf einer Seite stehen. Genauso unschön sind Überschriften am Ende einer Seite, wenn kein Text mehr folgt. Ebenfalls zu den leichteren Übungen sollte das Einfügen eines manuellen Seitenwechsels über "Strg + Enter" zählen. Leider funktioniert keine dieser Funktionen in Tabellen!
Sie werden also sämtliche Seitenumbrüche über Leerzeilen einfügen müssen. Um keine Probleme mit den Randnummern zu bekommen, sollten Sie die Leerzeilen stets am Ende des vorherigen Absatzes einfügen.
Sollte eine Trennung innerhalb eines Absatzes nötig sein - etwa um zu verhindern, daß eine einzelne Zeile oben auf der Seite steht -, empfiehlt es sich, statt eines Absatzes einen Zeilenumbruch einzufügen. Drücken Sie dazu statt "Enter" "Shift + Enter". Sie können so sicherstellen, daß der Blocksatz erhalten bleibt.
Wenn Ihre Absatzformatvorlage einen "Abstand nach" aufweist, werden Sie früher oder später auf folgenden Fehler stoßen: Bei einem längeren Absatz steht die erste Zeile unten auf der Seite. Fügen Sie nun in der Tabellenzeile darüber manuell eine weitere Zeile über "Enter" ein, wird diese leere Zeile mit auf die nächste Seite umgebrochen, so daß diese nun mit einer leeren Zeile bzw. einen zu großen Abstand zum oberen Rand beginnt.
Eine Lösung für dieses Problem wäre, den "Abstand nach" der vorherigen Zeile manuell so lange zu vergrößern, bis die nächste umgebrochen wird.
Einfacher ist dagegen der Weg über weißen Text: Fügen Sie dazu hinter dem letzten Wort des Absatzes zwei neue Worte ein. Fügen Sie nun so lange vor den ersten der beiden Worte Leerzeichen ein, bis das zweite umgebrochen wird. Markieren Sie nun die beiden Worte und stellen Sie die Farbe auf "weiß".

In Fachbüchern ist es üblich, daß auf der linken Seite oben das Kapitel genannt ist und rechts die Bezeichnung der Hauptgliederungsebene (also Kapitel 5 - Die Handlungsvollmacht; Kapitel 5 - Der Handelsvertreter; usw.).
Um sinnvoll mit Seitenüberschriften arbeiten zu können, muß jedes Kapitel in einem eigenen Abschnitt stehen. Wenn das noch nicht der Fall ist, sollten Sie nun über "Einfügen" - "Manueller Wechsel" - "Abschnittswechsel nächste Seite" Abschnitte einfügen.
Innerhalb jedes Abschnittes können Sie drei Seitenüberschriften definieren: erster Seite, linker Seite und rechter Seite. Standardmäßig ist Word allerdings so eingestellt, daß sämtliche Seiten die gleiche Seitenüberschrift bekommen. Für Bücher ist dies natürlich ungeeignet, weil dann beispielsweise Seitenzahlen nicht einheitlich am äußeren Rand, sondern stets rechts oder links erscheinen würden. Über "Datei" - "Seite einrichten" - "Seitenlayout" müssen Sie deshalb zunächst unter "Kopf- und Fußzeile" "Gerade/ungerade anders" aktivieren. Ebenfalls sinnvoll ist es, für die erste Seite eine andere Seitenüberschrift zu definieren - im Zweifelsfall eine leere Zeile. Hierfür müssen Sie im genannten Menü "Erste Seite anders" anklicken.

Die linken Seiten mit dem Kapitel werden also sehr leicht zu realisieren sein: Tragen Sie einfach manuell bei den graden Kopfzeilen den gewünschten Namen ein. Beachten Sie hierbei, daß Word standardmäßig "wie vorherige" eingestellt hat. Word übernimmt also die Überschrift aus dem vorherigen Abschnitt. Das hat gleichzeitig den unangenehmen Effekt, daß die Kopfzeile des Abschnittes 2 verändert wird, wenn sie den Abschnitt 3 ändern und übersehen haben, daß "wie vorherige" eingestellt ist.

Schwieriger werden nun die rechten Seiten. Natürlich könnten Sie für jede Hauptgliederungsebene einen eigenen Abschnitt definieren. Spätestens, wenn Ihr Werk Fußnoten enthält, kommt diese Lösung aber nicht mehr in Frage.
Word bietet Ihnen die Möglichkeit, über die sogenannten Feldfunktionen Kopfzeilen mit Text einer bestimmten Formatvorlage - in unserem Fall also der Überschriftsebene 2 (wenn 1 die Kapitelüberschrift ist) - zu verbinden. Wählen Sie dazu in der Kopfzeile "Einfügen" - "Feld". Tragen Sie bei Feldfunktion "VREF "Vorlagenname"" (z.B.: "VREF "Überschrift 2") ein. Wichtig ist, daß der Vorlagenname (also "Überschrift 2") in Anführungszeichen steht. In der Kopfzeile erscheint nun immer der Text der entsprechenden Überschrift.
Nun kann es aber leicht vorkommen, daß Sie Überschriften verwendet haben, die länger als eine Zeile sind und sich dementsprechend nicht für Kopfzeilen eignen. Hier können Sie sich mit einem einfachen Trick helfen: Legen Sie eine neue Zeichenformatvorlage an. Schreiben Sie nun hinter die Überschrift den Text, der in der Kopfzeile erscheinen soll und weisen Sie diesen Text der neuen Formatvorlage zu. Verfahren Sie nun bei Verknüpfen mit der Feldfunktion wie gehabt, nur daß Sie jetzt den neuen Namen eingeben. Um den überflüssigen Text weg zu bekommen, verändern Sie nachträglich einfach die Formatvorlage. Setzen Sie die Schriftgröße auf "1 Punkt", die Farbe auf "weiß" und bei Abstand die Laufweite auf "Schmal 1584 Punkte". Außer einem weißen Punkt ist nun nichts mehr von dem Text übrig, dennoch wird die Kopfzeile fehlerfrei dargestellt. Wollen Sie die Kopfzeilentext bearbeiten, müssen Sie lediglich die Formatvorlage so abändern, daß Sie den Text wieder sehen können.

Wenn das sonstige Layout - einschließlich des Seitenumbruchs - steht, müssen noch die Randnummern erzeugt werden. Wir werden dabei in zwei Schritten vorgehen:
1. Es werden in der linken und rechten Spalte fortlaufende Randnummern erzeugt, wobei zu beachten ist, daß Überschriften keine Randnummer erhalten.
2. Auf linken Seiten werden die Randnummern der rechten Spalte ausgeblendet, auf rechten, die der linken Spalte.
Beide Aufgaben werden selbstverständlich von Makros unterstützt werden.

Folgendes Makro erzeugt die Randnummern. Es ist so ausgestaltet, daß es eine komplette Tabelle durcharbeitet und die Zählung mit 1 beginnt. Soll eine einzelne Zeile entgegen der Regel (jede Zeile, bis auf solche mit Überschriften) keine Randnummer erhalten, müssen Sie in dieser Zeile die Randnummern löschen und das Makro in der folgenden Zeile neu starten (wobei der Zähler c angepaßt werden muß).

Anmerkung 1
Prüfen, ob in der aktuellen Zelle eine "Überschriften"-Formatvorlage zugewiesen ist. In diesem Fall werden wird zunächst der Zähler um 1 hochgesetzt und dann einer String-Variable zugewiesen, um mit dem Einfügen-Befehl zu arbeiten. Sodann wird erst die linke und dann die rechte Spalte bearbeitet. Der Cursor wird zum Schluß wieder in die mittlere Spalte gestellt

Anmerkung 2
Prüfen, ob das Ende der Tabelle erreicht ist. In diesem Fall wird die Abbruch-Bedingung auf "true" gesetzt.

Anmerkung 3
Ist das Ende der Tabelle noch nicht erreicht, wird der Cursor in die nächste mittlere Zelle bewegt.

Den vorletzten Schritt bildet das Ausblenden der Randnummern. Ist das Makro erfolgreich ausgeführt worden, sollte das gesamte Layout noch einmal am Monitor und in einem letzten Schritt auf Papier überprüft werden.

Das Makro benutzt die Variable "AuswInfo(1)", um zu ermitteln, ob sich der Cursor auf einer linken oder rechten Seite befindet. Dabei wird davon ausgegangen, daß linke Seiten immer gerade Seitenzahlen haben und rechte immer ungerade. Um nun zu ermitteln, ob eine Seitenzahl gerade oder ungerade ist, wird die Seitenzahl durch 2 geteilt und dieses Ergebnis mit ganzzahligen Ergebnis der Division verglichen (Bei Seite 3 wäre das Ergebnis der ersten Division 1,5; der ganzahlige Wert dieser Division 1,5 und 1 sind verschieden, so daß es sich um eine ungerade Seitenzahl handeln muß; bei Seite 60 sähe das Ergebnis dagegen folgendermaßen aus: 60/2 = 30; ganzzahliger Wert von 60/2 = 30, beide Ergebnisse stimmen überein, so daß es sich um eine gerade Seitenzahl handeln muß).

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